Dans des contextes de crise,  Lai-Yee Pak, Head of Pricing and Trade Investment, nous donne les clés pour faire face et gérer au mieux des situations de crise comme celle du Coronavirus.

"Face à la situation inédite due à la propagation du Covid 19, comment assurer la continuité de ses activités et affronter le risque de manque de liquidités? Une revue détaillée des lignes de coûts et de trésorerie est primordiale afin d'optimiser la gestion du cash tout en implémentant un processus et une communication clairs et efficaces"

Dans le contexte de crise du coronavirus, que faire pour survivre à la chute de la demande et au manque potentiel de liquidités ? Il faut tout d’abord faire une prévision de cash-flow court-terme et évaluer les options d’économies de trésorerie et d’aides éligibles. Une fois le plan établi, il faut ensuite mettre en place un processus afin d’implémenter ce plan d’action au plus vite avec le soutien de toute l’équipe de direction.

« Cash is king »

13-week cash-flow forecast, un outil essentiel en cas de crise

La crise actuelle est une situation sans précédent à laquelle personne n’a de solution. Mais nous devons tout de même trouver un moyen pour y survivre, notamment les petites et moyennes entreprises (PME) qui ont généralement moins de réserves pour surmonter un manque de liquidités. Il est par conséquent primordial d’avoir une bonne visibilité sur la situation de trésorerie court-terme de votre entreprise. Pour cela, le « 13-week cash-flow forecast » ou prévision de trésorerie à horizon de 13 semaines, vous sera très utile pour: 

  • Connaitre le détail sur toutes vos lignes d’entrées et sorties de trésorerie
  • Optimiser les lignes de coûts et de trésorerie selon divers scénarios
  • Être conscient de votre capacité à couvrir vos paiements de dette et intérêts imminents

Suite aux mesures de protection face au coronavirus, de nombreuses entreprises sont impactées par la baisse de leur chiffre d’affaires et donc des entrées de trésorerie. Cependant, les coûts fixes et certaines sorties de trésoreries sont inévitables. Il est par conséquent nécessaire de mettre en place la technique budgétaire de « budget base zéro » qui a pour objectif de revoir chaque ligne de coût d’un regard nouveau et d’évaluer si le coût actuel :

  • Est optimal et absolument nécessaire sur le court-terme
  • Peut être repoussé à plus tard lorsque le business reprendra, ou
  • N’est pas optimal et peut être ajusté sans impacter le business

Dans le contexte actuel, cette approche est nécessaire pour survivre à la crise.

Les aides aux entreprises annoncées par l’Etat Français

Face à l’épidémie du coronavirus, un plan de soutien aux entreprises est mis en place par le gouvernement afin de minimiser le risque de manque de liquidité des entreprises françaises, particulièrement des PME. 45 Mds € d’aides pour les entreprises et salariés, ont été annoncé pour financer les mesures de chômage partiel et le report des charges fiscales et sociales des entreprises. Pour les plus petites entreprises en difficultés, un report du paiement des loyers, factures d’eau, de gaz et d’électricité peut être considéré, ainsi qu’une aide du fonds de solidarité. Par ailleurs, 300 Mds € de garanties de l’Etat ont été mobilisé afin d’assurer les prêts bancaires des entreprises. Plus d’information sur le site www.economie.gouv.fr. Toutes les aides éligibles à votre entreprise doivent être reflétées dans votre prévision de trésorerie afin d’avoir une vision complète de la situation de cash dans les prochains mois.

Après la stratégie, le plan d’action - exécution

« Cash war room »

Chaque partie prenante d’une société a un objectif différent (commerciaux concentrés sur le chiffre d’affaires, marketing sur la marque, supply chain sur les coûts, finance sur la profitabilité etc). Mais en temps de crise, il est fondamental que tous, que ce soit l’équipe de direction, les actionnaires ou les agents opérationnels, travaillent ensemble vers un seul et unique but : survivre à la crise actuelle et s’assurer de la continuité du business ! Une fois que le bon état d’esprit est établi au sein de l’entreprise, il est nécessaire de créer une cellule de crise comprenant les dirigeants mais également les exécutants sur le terrain. La constitution d’une telle cellule permet d’avoir une vue d’ensemble sur les défis que l’entreprise doit relever ainsi que sur le plan d’action réaliste à implémenter au plus vite. Le but ? minimiser le risque d’être à court de liquidité.

Par ailleurs, la méthode DMAIC (méthode clé du projet six sigma) peut être utile dans la situation actuelle pour permettre aux entreprises de suivre un processus clair et efficace. Chacune des lettres du sigle se réfère à une étape bien spécifique de la démarche : 

  • Définir : identifier et définir le problème à traiter
  • Mesurer : collecter les données, mesurer les performances actuelles et identifier les impacts potentiels
  • Analyser : identifier les causes principales en analysant les données collectées
  • Améliorer (« Improve ») : identifier les solutions d’amélioration et les implémenter
  • Contrôler : piloter le processus afin de garantir la performance sur la durée.

Cette méthode peut être utilisée lors de l’optimisation des coûts ou du besoin en fonds de roulement (BFR) qui peut avoir un impact durable pour l’entreprise.

Une communication honnête et transparente, facteur clé de réussite

Toute personne habituée à des situations de croissance et de développement commercial n’est pas forcément à l’aise face à une situation de crise. Il est donc nécessaire pour les dirigeants de toute entreprise (indépendamment de sa taille) d’avoir une communication honnête et transparente avec les employés, les clients et les actionnaires sur la situation actuelle et les prévisions à court-terme ainsi que les plan d’action impactant leur quotidien. Toute stratégie de réduction de coûts peut avoir une connotation négative et impacter le moral de l’équipe. Par conséquent, il est primordial d’expliquer clairement le problème à traiter, les principaux enjeux, les impacts potentiels et le but de toutes vos démarches. Il est également important de coordonner l’ensemble du processus de gestion de crise avec les services de communication. Une bonne communication est la clé du succès !

Diplômée de la LSE, j’ai commencé ma carrière à Londres chez Houlihan Lokey, banque d’investissement pour le conseil en restructuration. Après 4 années en conseil, j’ai voulu avoir une expérience plus opérationnelle pour comprendre les défis que les entreprises relèvent. Etant donnée la forte croissance de la Chine à l’époque, j’ai décidé de prendre une année sabbatique pour apprendre le chinois à Taiwan.  Je me suis ensuite rendue en Chine pour travailler chez Kraft Heinz Chine en tant que responsable financier puis responsable stratégie prix. En parallèle, j’ai aidé sur le plan de redressement de l’activité de nourriture pour bébés qui était en difficulté.

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