Entreprise : Réussir l'intégration de son indépendant

Travailler avec des indépendants devient aujourd’hui le quotidien de beaucoup d’entreprises. Plusieurs missions, notamment intellectuelles, nécessitent un apport d’expertise extérieur. En pratique, il est souvent plus simple de faire appel à un prestataire extérieur, plutôt que d’embaucher un expert sur le long terme. Les indépendants concernent essentiellement les milieux tels que le conseil, la communication, le journalisme ou encore l’informatique. Si tel est votre cas, voici 4 conseils à suivre pour assurer la bonne intégration d’un consultant indépendant et le bon déroulement d’une mission.

1/L’entretien

Étape clé de la mission : l’entretien. Il vous permet d’établir de bonnes bases concernant la future intégration d’un indépendant au sein de votre entreprise. Définissez avec précision son rôle, ses responsabilités et sa mission. Cela vous permettra de souligner l’importance de sa présence et une volonté de l’intégrer à vos équipes. À la suite de votre première rencontre, il devra être en mesure d’établir un cahier des charges précis (les spectres d’actions, les résultats attendus, les dates butoirs, les contraintes budgétaires, les déplacements…). Valider le cahier des charges et signer les contrats comme vous le feriez avec un employé. Ainsi, vous commencerez la mission dans un environnement de confiance.

Conseil : Restez à l’écoute de votre expert. S’il ressent des doutes sur l’étendue de sa mission, vos attentes, ou s’il manque d’éléments, invitez-le à co-rédiger le cahier des charges.

Pour aller plus loin : faites appel à un organisme extérieur qui vous accompagnera dans l’établissement de vos besoins. Par la suite, il vous accompagnera dans votre recherche d’indépendant et saura vous guider dans la création du cahier des charges.

2/Le planning

Un consultant indépendant répond, comme tout professionnel, à un emploi du temps, à des obligations, et à une vie privée. Il n’est donc pas possible de le solliciter, 7j/7j, 24h/24h. Afin d’assurer une bonne relation, il est donc crucial de s’accorder sur le déroulement de la mission. Il n’est également pas nécessaire d’effectuer un suivi traditionnel. Un indépendant ne marquera pas toujours des jours de présence dans vos locaux, et adaptera ses jours et ses horaires, sauf si ceux-ci ont été définis dans le contrat.

Conseil : si vous avez besoin, définissez au préalable les horaires, les jours travaillés et les jours de présence dans les locaux.

Pour aller plus loin : pour vous aider dans votre organisation, mettez en place un calendrier partagé sur des actions précises, organisez des appels réguliers, mettez en place des Trello… Ces actions vous permettront un suivi à distance de l’évolution de la mission sans pour autant donner au free-lance le sentiment d’être traqué.

3/L’arrivée

Pour instaurer une relation professionnelle saine, il vous est crucial de communiquer avec vos free-lance comme avec vos salariés. Expliquez son travail, ses objectifs, présentez-le dans l’entreprise, à ses collègues. Instaurez des jours de présence réguliers afin qu’il se sente intégré à votre entreprise, et participe activement à sa vie quotidienne.

N’étant pas toujours dans vos locaux, l’indépendant n’est donc pas au fait de toutes les évolutions de l’entreprise. Pensez à lui mettre à disposition tous les outils dont il pourrait avoir besoin pour communiquer et mener à bien sa mission. L’informatique regorge de logiciels de partage qui vous faciliteront la tâche (Google Drive, Trello, Skype, What’sApp, Linkedin…). Maintenez-le informé sur tout ce qui peut concerner ou impacter son travail, gardez-le dans les boucles de mails et pensez à l’inclure dans des évènements tels que des after-work, soirées d’entreprise…

Conseil : mettez l’humain au cœur de l’intégration de votre indépendant, organisez un déjeuner ou petit-déjeuner de bienvenue, favorisez la rencontre avec les employés. Même si le succès d’une mission ne dépend pas intégralement de l’intégration de votre consultant, elle y contribue grandement.

Pour aller plus loin : soyez honnête et transparent. Discuter de l’évolution de la mission, des enjeux et des challenges. N’hésitez pas à souligner les aspects positifs et négatifs du travail de votre free-lance. De cette manière, vous serez plus apte à voir votre mission réussir.

4/La confiance

Pour bien travailler avec un consultant, un expert ou un free-lance, il est nécessaire d’établir une relation de confiance. Celle-ci passe par le respect des termes engagés, une rémunération correcte et à hauteur des compétences de votre expert, une reconnaissance de son travail et de sa personne et une communication régulière et respectueuse.

Conseil : prenez le temps d’apprendre à connaître votre consultant avant de signer le contrat. En établissant un lien de confiance, vous intégrerez le free-lance à sa juste valeur. Si vous avez des doutes sur ses capacités, ou vous ne savez pas comment procéder, n’hésitez pas à vous faire accompagner.

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