Ces derniers mois, WEEM a eu la chance d’accompagner dans sa transformation ILSI Europe (International Life Sciences Institute), une organisation scientifique  particulièrement active dans les domaines de la nutrition et de la sécurité alimentaire . Retour sur les clés de succès du projet et ses principaux enseignements.

 

Données clés du projet :

Client : ILSI Europe est une organisation à but non lucratif qui vise à améliorer la santé et le bien-être publics en faisant progresser la science et la recherche dans le domaine de la nutrition et de la sécurité alimentaire. Basée à Bruxelles, elle réunit  des scientifiques de l’industrie, du monde universitaire et du secteur public à l’international.

Secteur : Agroalimentaire, Nutrition, Santé

Taille : une vingtaine d’employés qui fédèrent une communauté de 500 scientifiques/experts

Projet WEEM :  Réaliser un diagnostic de l’organisation et accompagner sa transformation

Appréhender le contexte, la culture et les enjeux d’une organisation pour l’accompagner au mieux dans sa transformation

Laurent Le Bellego, Président du Conseil d’Administration  d’ILSI Europe, revient sur le contexte de la mission :

« J’ai souhaité lancer un diagnostic organisationnel de la structure afin de pouvoir avoir une vision plus claire sur :

  1. Les rôles et responsabilités au niveau de l’organisation
  2. Les points forts et les points faibles d’ILSI Europe au regard de ses ambitions
  3. Les leviers d’optimisation

Le projet devait être mené en co-construction avec les équipes pour permettre un alignement sur les enjeux de l’organisation et une appropriation réussie de nos transformations.

Dans ce cadre, je me suis appuyé sur WEEM pour identifier un consultant indépendant expérimenté capable de réaliser cette analyse. Pour mener à bien ce projet, je cherchais un profil à même de comprendre les spécificités organisationnelles et culturelles d’ILSI Europe, structuré, empathique, capable de mobiliser les collaborateurs à tous les niveaux hiérarchiques.

WEEM m’a proposé des profils pertinents. Nous avons retenu Valérie Lasserre, qui remplissait tous ces critères et a mené, avec succès, le projet. »

Les clés de succès du diagnostic : partager les enjeux, créer du consensus et mobiliser les équipes

En réponse à la demande client, Valérie a proposé de réaliser un diagnostic et formulé des recommandations sur trois dimensions :

  1. Les problématiques organisationnelles
  2. Le management et la culture
  3. Les processus, outils et méthodes de travail

Les facteurs clés de succès du projet étaient les suivants :

1. S’approprier les façons de travailler et le fonctionnement

Valérie a commencé par une analyse de l’organisation, des processus et des façons de travailler : « Le premier enjeu était de comprendre comment ILSI Europe fonctionnait. Il s’agit d’une institution à gouvernance tripartite, en interaction avec les acteurs industriels, les académies et les pouvoirs publics. Les équipes sont constituées de scientifiques de haut niveau et de personnel de fonctions supports. Il était important pour moi d’appréhender leur culture de travail, leurs modes de collaboration et leurs aspirations. »

2. Construire un diagnostic et élaborer des recommandations

Une douzaine d’entretiens individuels ont été menés avec des personnes à tous les niveaux d’ILSI Europe pour permettre un diagnostic pertinent et à 360°. L’empathie et l’écoute de Valérie ont permis un échange constructif sur le fond et l’identification des vrais leviers d’amélioration.

3. Une collaboration étroite avec le client pour créer une vision partagée

Le projet a été soutenu par le Conseil d’Administration dès le début. Le fait d’avoir bâti le diagnostic à partir d’échanges avec les équipes puis d’avoir organisé des sessions de debriefing a permis de créer un constat partagé et une base solide sur laquelle construire la transformation.

À l’issue de la phase de diagnostic, vingt recommandations stratégiques et organisationnelles ont été validées par le Board of Directors et déclinées en un plan de transformation.

L’objectif premier de la transformation d’ILSI Europe : aligner l’organisation et faire grandir les équipes

Valérie a procédé par étapes :

  1. La mise en place d’un comité de pilotage sponsorisé par quatre membres du Board of Directors et le lancement de 20 projets pilotés par les équipes.
  2. La responsabilisation des équipes dans le suivi des sujets qui leur ont été affectés.
  3. La coordination des projets et l’accompagnement de la montée en compétences des 15 chefs de projets dans leur rôle et dans la préparation de leur présentation de leurs points d’avancement en Comité de pilotage.

L’agilité et l’expérience opérationnelle de Valérie ont permis l’avancement de la transformation malgré la vacance du poste de Directeur Exécutif, ce qui a renforcé sa bonne intégration avec les équipes.

Le résultat : une institution alignée avec ses ambitions et des équipes mobilisées pour relever les prochains défis

Pour Laurent Le Bellego, d’ILSI Europe : « L’audit a été très clair, le Conseil d’Administration a voté une transformation sans hésitation.

Le projet a permis d’obtenir des avancées concrètes sur les 20 projets menés, couvrant des questions :

  • D’organisation (e.g. création d’une fonction RH),
  • De processus (e.g. nouveaux modes de collaboration)
  • De culture (e.g. co-construction des valeurs par les équipes).

Cette transformation est à mi-parcours et nous avançons pour atteindre notre vision cible d’ici la fin de l’année. »

Pour Valérie Lasserre, consultante WEEM : « La meilleure réussite, c’est la dynamique que cette transformation a impulsée. Les chefs de projet ont pris en main leurs dossiers et obtenu des résultats. La mise en œuvre de cette transformation a permis à l’ensemble des équipes d’être aligné et mobilisé sur les objectifs et les façons de les atteindre. »

Le modèle WEEM : de l’agilité et un service sur-mesure au service de la réussite des projets

Une solution flexible et agile

Souvent, dans les projets de transformation, les équipes ne peuvent pas être mobilisées à temps plein, car elles doivent aussi gérer leur quotidien. Le dispositif WEEM a permis de s’adapter au mieux à la disponibilité des intervenants. Valérie en témoigne : « J’ai accompagné ILSI sur une base de deux à trois jours par semaine. J’ai modulé mon intervention en fonction des besoins client à la fois sur place avec les équipes et à distance. La durée totale de la mission a également pu être ajustée. »

Laurent Le Bellego tire un bilan positif de la collaboration :

« WEEM nous a aidés à trouver le talent dont nous avions besoin dans des délais courts et avec des modalités adaptées. Valérie avait non seulement les compétences pour réaliser la mission, mais aussi une compréhension remarquable et une capacité à intégrer et à diriger la dimension humaine d’un tel projet qui ont contribué à la transformation d’ILSI Europe. Nous sommes très satisfaits et continuons à faire appel à WEEM pour répondre à nos divers enjeux stratégiques et organisationnels. »

Si vous souhaitez échanger sur vos projets de transformation, n’hésitez pas à en parler avec nous !